(Geen) papier hier: papierloos werken

Tegenwoordig worden we steeds milieubewuster. Ook bedrijven doen hier aan mee. Een goede manier om milieubewust met onze omgeving om te gaan is door weinig tot geen papier te gebruiken. Dat weinig tot geen papier gebruiken goed is voor het milieu behoeft geen uitleg. Maar er zijn nog diverse andere redenen om over te gaan op papierloos werken.

Zo voorkomt het veel rommel. Je vindt belangrijke documenten makkelijker terug en kan ze ook beter beveiligen. Een digitaal archief is een goed alternatief voor al die stapels papier. Niet alleen op werk maar ook thuis gaan veel mensen al op papier over!

Wil jij ook papierloos werken? Volg ons 5-stappenplan en dan kom je al een heel eind:

  1. Selecteer

Met stip op een staat het doorlopen en selecteren van alle papieren documenten die je nog denkt nodig te hebben of die belangrijk kunnen zijn. Selecteer grondig, maar pas op met weggooien. Je zult niet de eerste zijn die per ongeluk belangrijke documenten per ongeluk door de papierversnipperaar heen heeft gehaald. Check daarom alles dubbel en gooi dan pas weg!

  1. Scan

In de eerste stap heb je alle belangrijke documenten van de rotzooi gescheiden. De volgende stap is het digitaliseren van al deze papieren documenten die je wel wenst te behouden. Investeer hierbij in een goede scanner en laat alles in pdf-bestand opslaan. Pdf-bestanden kunnen door alle programma’s gelezen worden en zijn makkelijk te ordenen.

  1. Structureer

Het selecteren en scannen van documenten vergt veel moeite en tijd, maar vergeet niet om ook voldoende tijd te steken in het structureren van al deze documenten. Het grote voordeel van digitaliseren is dat elk document makkelijk terug te vinden is, mits je hier een goede en duidelijke structuur in aanbrengt. Denk na over de mappenstructuur en zorg dat meerdere mensen zaken kunnen terugvinden en begrijpen in welke mappen ze hiervoor moeten zoeken.

  1. E-mails

Niet alleen papieren documenten maar ook e-mails zijn verstandig om offline op te slaan. Sommige e-mails kunnen belangrijke informatie bevatten en bovendien heb je ze op deze manier ook bij de hand als er geen internet beschikbaar is. Ten slotte krijg je per dag waarschijnlijk tientallen e-mails binnen. Als je de belangrijke mails opslaat, wordt het ook makkelijker om belangrijke zaken terug te vinden.

  1. Back-up

Ook een digitale omgeving is kwetsbaar. Daarom is het sterk aan te raden om al je gegevens ook op te slaan op een tweede locatie. Een nog betere oplossing hiervoor is het opslaan in een cloud-omgeving, wat als extra voordeel heeft dat je jouw documenten ook online op andere computers kan raadplegen!

Bron: jobat